Medicatieverificatie bij ontslag in het Ommelander Ziekenhuis Groningen, samenwerken in het ziekenhuis is van groot belang

In 2015 is de ziekenhuisapotheek van het Ommelander Ziekenhuis Groningen (OZG) gestart met medicatieverificatie bij ontslag. Inmiddels is het een vaste werkwijze geworden in het hele ziekenhuis en wordt er bij circa 90% van de klinische ontslagen medicatieverificatie uitgevoerd. Een actueel medicatieoverzicht (AMO) zorgt ervoor dat zorgverleners in de keten beter zijn geïnformeerd om te kunnen voorschrijven, medicatie te delen en de patiënt te ondersteunen bij eigen beheer of het toedienen van medicatie. Het OZG heeft zich sterk ontwikkeld op het gebied van medicatieverificatie bij ontslag, en weet inmiddels aan te sluiten bij de richtlijn “Overdracht van medicatiegegevens in de keten”.  In een interview met ziekenhuisapotheker Lucia van der Veen krijgen we inzicht in de aanpak om dit te bereiken en enkele praktische tips.

Lucia kreeg bij haar aanstelling als ziekenhuisapotheker het aandachtsgebied medicatieverificatie bij opname en ontslag. Een grote uitdaging nadat NIAZ en IGZ juist dit proces als risicovol bestempelden. Met het streven om 100% medicatieverificatie uit te voeren zodat de patiënt goed geïnformeerd het ziekenhuis verlaat, zijn ze aan de slag gegaan. 

Ketensamenwerking in het ziekenhuis, stap voor stap
Om de medicatieverificatie uit te voeren zijn de toenmalige werkzaamheden geanalyseerd en zijn verbeterpunten in het hele ziekenhuis doorgevoerd. Er is inmiddels een proces geïmplementeerd waarin alle acties op elkaar aansluiten en de patiënt en zorgverleners tijdig zijn geïnformeerd over het medicatiebeleid.

Hoe ziet dit proces eruit?  
De voorbereiding van het ontslag start bij de arts. Deze geeft aan welke medicatie gecontinueerd kan worden nadat de patiënt het ziekenhuis verlaat. Met een digitaal signaal in het EVS kan de arts de ziekenhuisapotheek informeren dat de ontslagmedicatie “akkoord” is, ook als een patiënt zonder medicatie met ontslag gaat. Sturing op een tijdige ontslagdatum (reeds bij opname) maakt deze stap makkelijker. 
Het “akkoord” is een startsein voor de apothekersassistent om medicatieverificatie bij ontslag uit te voeren, d.w.z. het AMO wordt gecontroleerd en alle nieuw gestarte, gestopte en gewijzigde medicatie worden in kaart gebracht. Er wordt extra gecontroleerd of alle wijzigingen goed zijn verwerkt, en of allergieën, alle thuismedicatie en de recente lab-waarde zijn meegenomen. De apothekersassistent zet alle gegevens klaar in het EPD ten behoeve van het medicatie-ontslaggesprek door de verpleegkundige. Ondertussen voert de ziekenhuisapotheker een dubbele controle uit en wordt het  AMO alvast verstuurd naar de regio apotheek en huisarts. Het uiteindelijke ontslaggesprek met daarin de medicatieverificatie wordt in de huidige situatie uitgevoerd door een daarvoor geschoolde verpleegkundige. 

Om prioritering aan te brengen in de ontslagplanning van de patiënten belt een apothekersassistent dagelijks de verpleegafdelingen. Als een ontslag niet door gaat of er zijn nog wijzigingen na het “akkoord” neemt de verpleegafdeling actief contact op met de ziekenhuisapotheek. Juist door de samenwerking met de verpleegafdeling kan er tijdig een volledig AMO worden afgeleverd in de keten. 

Een plan met formatie
In totaal worden er +/- 10.000 patiënten (excl. dagverpleging) per jaar ontslagen vanuit het OZG. Om bij 90% van deze patiënten medicatieverificatie te realiseren was extra bezetting nodig. Er is gebruik gemaakt van het NVZA kosten model om de benodigde formatie te berekenen. Met 3.3 FTE extra, verdeeld onder apothekersassistenten en verpleegkundige is het gelukt om de gestelde doelen te behalen. 

Samen kom je verder
Met een multidisciplinaire werkgroep is de medicatieverificatie bij ontslag ziekenhuis breed geïmplementeerd. Elke klinische afdeling heeft een implementatiefase van 4 weken gehad waarbij een projectverpleegkundige scholing verzorgde en aanwezig was op de afdeling voor praktische ondersteuning. De werkwijze is getoetst in een uitgevoerde survey in de keten. Hieruit is gebleken dat huisartsen en de Groninger Apotheken Verenigingen (GAV) zeer tevreden zijn over de werkwijzen. 

Kennis delen 
Juist door kennis te delen kan iedereen stappen maken. Lucia deelt graag enkele tips waar andere ziekenhuizen rekening mee kunnen houden:

  • Zorg dat je binnen het ziekenhuis echt samen implementeert en loop mee op de afdeling om hun proces echt te begrijpen voordat je start. Neem de tijd en maak afspraken over verwachtingen van elkaar. 
  • Artsen moeten de noodzaak weten van het tijdig plannen van een ontslag en het op tijd aangeven dat ontslagmedicatie akkoord is. Anders loopt de keten gelijk vertraging op. Besteed hier gedurende scholing tijd aan om urgentie te creëren.   
  • Door de betrokken zorgverleners een spiegel voor te houden over het behaalde percentage verificaties en gestelde ontslagregels wordt bewustwording gecreëerd en blijft het onderwerp onder de aandacht. 
  • Het OZG had bij de start de scope op het eigen ziekenhuis, halverwege het project werd ervaren hoe belangrijk de regio is. Betrek ze tijdig, want ze geven relevante input voor verbetering. 

Toekomstdromen voor de regio en de patiënt
De komende jaren zal de apotheek zich inzetten om de medicatieverificatie te blijven verbeteren. Het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional (VIPP) is hiervoor dé manier om urgentie te creëren, aldus Lucia van der Veen. De toekomstdromen richten zich ten eerste op de regio. Met regiobijeenkomsten gericht op de medicatieoverdracht willen ze urgentie creëren en blijven samenwerken. Een belangrijk punt is het vergroten van het OPT-in in de regio ten behoeve van het LSP. Nu zijn er nog zorgverleners die geen LSP aansluiting hebben en wordt er nog veel gefaxt.

Verder zal in het ziekenhuis de apothekersassistent als medebehandelaar een fysieke plek krijgen op de klinische afdeling. Zodat samenwerking bij de medicatieverificatie nog makkelijker wordt en de druk minder bij de andere zorgverleners ligt. Ten slotte ziet de apotheek de patiënt ook als een belangrijke samenwerkingspartner. Door bewustzijn te vergroten bij het ontslaggesprek wordt ook meer verantwoordelijkheid gecreëerd in het verdere zorgpad. Het OZG wil gebruik maken van een patiëntportaal om de patiënt meer regie te geven over zijn eigenmedicatiebeleid.  

Met dank aan: Lucia van der Veen
Ziekenhuisapotheker Ommelander Ziekenhuis Groningen