Overdracht van medicatiegegevens volgens het spoorboekje

 

Graag neem ik jullie mee op reis in het project medicatieoverdracht 2.0 in het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ). Doel van het project medicatieoverdracht 2.0 is om op een veilige en efficiënte manier medicatieverificatie uit te voeren in het klinische en poliklinische proces.

Op 24 juni 2016 is het JBZ live gegaan met het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van Chipsoft HIX.  Bij het uitvoeren van medicatieverificatie wordt voortaan de medewerker hierbij elektronisch  ondersteund door het EPD. De oude werkafspraken van voor het EPD tijdperk zijn gecombineerd met de nieuwe werkafspraken die voortkomen uit het EPD, waardoor het een complex proces is geworden. In dit project willen we met een schone lei beginnen en het proces opnieuw inrichten zodat er op een veilige en efficiëntie manier medicatiegegevens bij opname en ontslag worden uitgewisseld in de keten. 

 

Bij het beschrijven van de oude situatie bleek dat de overdracht van medicatiegegevens een wirwar aan afspraken en werkwijzen betreft, maar ook veel stilstand. Er is veel inefficiëntie en er zijn veel workarounds om een veilig proces te realiseren.

 

Dit bleek ook uit de interviews en metingen is gebleken dat de medicatieoverdracht een proces is met veel vertragingen. De apothekersassistente moet wachten tot ze terecht kan bij de patiënt voor een gesprek, of totdat ze een recept van de arts krijgt, maar het meest moet ze wachten tot de discrepanties (het aanpassen van een medicatieopdracht) door de arts zijn verwerkt. Bij het klokken van alle tijden werd inzichtelijk dat een opnamegesprek op een verpleegafdeling gemiddeld 25,8 minuten duurt.

 

We hebben beleid opgesteld en er wordt nu medicatieverificatie uitgevoerd door een apothekersassistente bij opname en ontslag bij alle patiënten > 70 jaar. Daarnaast zijn er een groot aantal vakgroep specifieke afspraken gemaakt. Alle apothekersassistentes zijn verdeeld over de SEH en alle klinische afdelingen. Op de betreffende afdeling voeren zij deze taken uit:

 

Bij opname:

  • bronnen raadplegen (o.a. LSP, AMO, medicatiedoosjes),
  • medicatieverificatie gesprek met de patiënt (navragen actueel medicatiegebruik, allergieën),
  • het vastleggen van het actuele medicatiegebruik in het EPD.

Bij ontslag:

  • AMO / Recept controleren ( is alle thuismedicatie aanwezig),
  • Medicatieverificatie gesprek met de patiënt (uitleg geven over medicatiegebruik na ontslag),
  • AMO / Recept versturen naar apotheek (afhankelijk van voorkeur patiënt).

 

Om in kaart te brengen hoe het beleid wordt uitgevoerd, zijn metingen gedaan:

  • Er zijn interviews gehouden met alle diverse betrokkenen (artsen, verpleegkundigen, unithoofden) om hun ervaringen inzichtelijk te krijgen.
  • Er zijn digitaal vragenlijsten verstuurd aan openbare huisartsen en apothekers om hun ervaringen te verzamelen. Wat zijn risicovolle momenten in het proces? Wat gaat er goed? Wat kan beter?
  • Alle apothekersassistentes zijn benaderd om een vragenlijst in te vullen over hun werkzaamheden. Hoeveel tijd besteden ze gemiddeld per dag aan medicatieverificatie? Ook zijn er vragen gesteld wat er vaak mis gaat in het proces? Waar zijn de risico’s het grootst?
  • Tot slot zijn er metingen verricht met de stopwatch. Hoe lang duurt een medicatieverificatie gesprek bij opname?  En een gesprek bij ontslag? Hoe vaak moet een apothekersassistente wachten totdat het recept is aangepast door de arts?

 

Om het werkproces verder te optimaliseren is besloten om een LEAN verbetertraject in te zetten. Samen met experts op het gebied van procesmanagement en LEAN zullen we het complexe wegennet en het spoorboekje uitrafelen, zodat er een nieuw spoorboekje opgesteld kan worden.

 

Het is de bedoeling dat de patiënt veilig op zijn bestemming aankomt; een veilige en efficiënte overdracht van medicatiegegevens bij opname en ontslag in het Jeroen Bosch Ziekenhuis.

 

Het eindstation hebben we nog niet bereikt, soms lijkt het even in zicht, maar onverwachts komen we op een nieuw spoor. Momenteel wordt de gewenste situatie uitgewerkt die we in juli willen graag proefdraaien in een proeftuin.

Het proces zal worden gestandaardiseerd en waar mogelijk gecentraliseerd. Het is wel belangrijk dat er een direct contact blijft bestaan met de zorgverleners op de afdelingen. Daarnaast is het doel om inzichtelijk te maken voor alle betrokkenen welke stappen bij de medicatieverificatie al zijn gezet.

We ervaren het als een mooie ontdekkingsreis, op weg naar een betere medicatieoverdracht. We wensen u ook een goede reis!!

 

Wie ben ik?

Mijn naam is Dianne van Abeelen, medicatieveiligheidsfunctionaris bij ZANOB (ziekenhuisapotheek in het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) in ’s-Hertogenbosch.) Sinds 2013 werk ik in deze functie om medicatieveiligheid in het Jeroen Bosch Ziekenhuis te verbeteren. Mijn huidige uitdaging is het project medicatieoverdracht 2.0. Graag vertel ik jullie wat over dit mooie project.

 

Heb je vragen over de aanpak, dan kun je contact met me opnemen?

d.v.abeelen@zanob.nl